Mitra distribusi di Jepang sudah ditentukan, dan pembahasan masuk ke penetapan syarat. Pada tahap ini yang biasanya dibicarakan adalah harga, jumlah minimum, dan cakupan eksklusivitas. Namun untuk barang yang diatur, ada beberapa butir yang bila tidak ditetapkan lebih dulu dari semua itu, nanti tidak bisa digerakkan lagi.

1. Apakah cakupan izin pihak lawan cocok dengan pembeli yang dibayangkan

Izin distribusi obat sudah menetapkan kepada siapa boleh menjual menurut jenisnya. Distribusi grosir untuk apotek, fasilitas kesehatan, dan pelaku usaha; distribusi melalui toko untuk konsumen umum.

Rencana "masukkan dulu ke apotek, lihat reaksinya lalu meluas ke lokapasar" terdengar wajar, tetapi keduanya tidak dapat dicakup oleh izin yang sama. Perlu dipastikan sampai mana izin pihak lawan menjangkau, termasuk pengembangan di masa depan.

Untuk alat kesehatan, izin yang diperlukan berubah tergantung apakah mencakup Kelas Ⅲ dan Ⅳ. Situasi di mana hanya sebagian lini produk yang termasuk alat kesehatan terkendali tinggi bukanlah hal langka.

2. Siapa yang memikul tanggung jawab mengedarkan ke pasar

Pelaku usaha yang menangani peredaran dan pemegang MAH (penanggung jawab pengedaran ke pasar) adalah dua peran yang berbeda. Kadang satu perusahaan memikul keduanya, kadang terpisah menjadi dua perusahaan.

Bila dalam kontrak hanya tertulis "menyerahkan penjualan di Jepang", perbedaan ini tetap kabur. Siapa yang memegang nama pada persetujuan, sertifikasi, atau pemberitahuan akan menentukan apakah, setelah kontrak berakhir, produk masih bisa tinggal di pasar Jepang. Bila namanya ada di pihak lawan, mengakhiri kerja sama berarti menarik diri dari pasar.

3. Ketika penarikan diperlukan, siapa melakukan apa

Ini keadaan yang tak ingin dipikirkan, tetapi selama menangani barang yang diatur, ia adalah butir yang harus ditetapkan sebelum terjadi.

  • Siapa yang memutuskan penarikan
  • Siapa yang melapor kepada pemerintah
  • Siapa yang menangani praktik penarikan (menarik stok, pengumuman, pemusnahan)
  • Bagaimana biayanya dibagi

Tanggung jawab menurut hukum ada pada pemegang MAH. Namun siapa yang menjalankan pekerjaannya dan siapa yang menanggung biayanya adalah kesepakatan antarpihak. Bila bagian ini dibiarkan kosong lalu kejadian itu tiba, penanganannya sendiri menjadi terlambat.

4. Siapa yang melakukan pemeriksaan akhir atas materi berlabel

Label berbahasa Jepang, kemasan, halaman produk, iklan — untuk semua ini isi yang boleh ditulis sudah ditetapkan undang-undang menurut klasifikasinya. Memakai ungkapan produk semi-obat pada kosmetik adalah pelanggaran; mengklaim khasiat layaknya obat pada pangan membuat klasifikasinya sendiri berubah.

Bila pembuatannya di pihak luar negeri dan pemeriksaannya di pihak Jepang, tidak ada masalah. Tetapi bila tanggung jawab pemeriksaan tidak dituliskan, timbul keadaan di mana kedua pihak sama-sama mengira "pasti pihak sana yang memeriksanya".

Tanggung jawab atas pelabelan berpindah tempat hanya karena ada atau tidaknya satu baris di dalam kontrak.

5. Stok dan syarat pencabutan eksklusivitas

Bila memberikan hak distribusi eksklusif, menetapkan syarat pencabutannya dalam angka menjadi sangat penting dalam praktik. Frasa seperti "akan berupaya" atau "akan bekerja sama" kelak tidak dapat menjadi tolok ukur penilaian.

  • Kuantitas pembelian minimum dalam satu periode — dan apa yang terjadi bila tidak tercapai
  • Cakupan eksklusivitas — wilayah, kanal, atau lini produk
  • Bila pihak lawan memegang stok, bagaimana perlakuannya saat kontrak berakhir (dibeli kembali, boleh dijual habis, atau diberi tenggat)
  • Untuk barang yang punya masa simpan, siapa menanggung stok yang kedaluwarsa

Butir terakhir terutama mudah menjadi titik sengketa nyata pada pangan dan kosmetik.

Jangan membalik urutannya

Butir-butir ini perlu dipastikan sebelum negosiasi harga. Alasannya sederhana: bila butir 1 dan 2 tidak terpenuhi, berapa pun harganya ditetapkan, transaksinya tidak terjadi.

Bila setelah syarat dirundingkan baru ketahuan "pembeli itu tidak bisa dilayani dengan izin ini", yang harus diulang bukan harganya melainkan sistemnya sendiri. Bertukar salinan izin pada pertemuan pertama saja sudah cukup untuk menghindari pengulangan itu.

Perusahaan kami memegang izin distribusi grosir obat, izin penjualan alat kesehatan terkendali tinggi, dan izin distribusi obat melalui toko, serta menangani sendiri baik peredaran maupun jalur penjualannya. Kami juga menerima diskusi sejak tahap menata syarat hak distribusi eksklusif dan kontrak keagenan resmi.