Sebelum memulai transaksi, mintalah salinan izin milik pihak lawan. Dalam negosiasi mengenai obat dan alat kesehatan itu langkah yang wajar, tetapi setelah menerimanya harus melihat apa sering kali tidak ikut disampaikan. Izin itu hanya selembar kertas, tetapi setiap butir yang tertulis di sana terhubung langsung dengan bisa atau tidaknya transaksi.
1. Jenis izin — sama-sama "obat", tetapi beda sistem
Periksa judulnya. Izin distribusi grosir obat dan izin distribusi obat melalui toko adalah dua izin yang berbeda. Yang pertama memungkinkan penjualan kepada apotek, rumah sakit, dan pelaku usaha lain; yang kedua adalah izin untuk menjual kepada konsumen umum.
Bila Anda ingin memasok produk sendiri ke fasilitas kesehatan, yang harus dimiliki pihak lawan adalah izin distribusi grosir. Melihat izin distribusi melalui toko lalu menyimpulkan "ada izin obat" akan membuat barang tidak sampai ke jalur yang Anda bayangkan.
2. Cakupan produk — di sinilah ditentukan barang apa yang bisa ditangani
Pada bagian bawah izin tercantum cakupan produk. Dalam praktik, inilah butir yang paling mudah terlewat.
| Yang tertulis | Artinya |
|---|---|
| Seluruh obat untuk fasilitas kesehatan, obat yang perlu panduan, dan obat bebas | Seluruh cakupan, termasuk obat resep |
| Seluruh obat yang perlu panduan dan obat bebas | Tidak mencakup obat untuk fasilitas kesehatan |
| Kecuali obat golongan 1 | Ada pembatasan cakupan |
Hanya dengan penjelasan "kami punya izin obat", tidak diketahui apakah obat untuk fasilitas kesehatan boleh ditangani. Satu-satunya yang bisa memastikan adalah kolom cakupan produk.
3. Masa berlaku — izin memakai sistem perpanjangan
Izin distribusi obat diperpanjang setiap 6 tahun. Pada izin tertulis jelas "berlaku dari tanggal… sampai tanggal…".
Bila Anda membayangkan transaksi yang berjalan beberapa tahun, memeriksa sisa masa berlakunya sepadan dengan usahanya. Perpanjangan adalah prosedur biasa, tetapi bila tidak diperpanjang, nomor itu menjadi nomor yang tidak berlaku. Bila tanggal berakhirnya jatuh di tengah kontrak jangka panjang, memastikan rencana perpanjangannya akan mencegah ketidaksesuaian di kemudian hari.
4. Penerbit — gubernur prefektur atau wali kota
Penerbitnya berbeda menurut jenis izin. Distribusi grosir diterbitkan gubernur prefektur; distribusi melalui toko dan distribusi alat kesehatan terkendali tinggi kadang diterbitkan wali kota dari kota yang memiliki kantor kesehatan.
Perbedaan penerbit itu sendiri bukan masalah. Yang perlu dipastikan adalah apakah alamat yang tercantum pada izin sama dengan kantor usaha yang benar-benar bertransaksi. Izin distribusi obat diberikan per kantor usaha. Kantor pusat memegang izin pun tidak cukup bila pengiriman dilakukan dari lokasi lain — lokasi itu perlu izinnya sendiri.
Alat kesehatan memakai surat izin yang lain lagi
Bila menangani alat kesehatan, periksalah dokumen yang berbeda dari izin obat, sebab prosedur yang diperlukan berubah menurut klasifikasi kelasnya.
- Alat kesehatan terkendali tinggi (Kelas Ⅲ, Ⅳ) dan alat yang memerlukan pemeliharaan khusus … perlu izin penjualan dan penyewaan
- Alat kesehatan terkendali (Kelas Ⅱ) … perlu pemberitahuan penjualan dan penyewaan
- Alat kesehatan umum (Kelas Ⅰ) … tidak perlu prosedur sebagai distributor
Meski ada rekam jejak "kami menangani alat kesehatan", bila itu produk Kelas Ⅰ, hal itu tidak berarti berhak menangani alat kesehatan terkendali tinggi. Izin dan pemberitahuan adalah prosedur dengan bobot yang berbeda.
Pertanyaan untuk memastikan
Setelah menerima izin, periksalah apakah hal-hal berikut sudah jelas. Bila masih kabur, memastikannya secara tertulis jauh lebih baik.
- Apakah jenis izinnya sesuai dengan pembeli yang Anda bayangkan
- Apakah cakupan produk mencakup klasifikasi barang yang ingin Anda tangani
- Apakah masa berlakunya menutupi periode transaksi
- Apakah alamat yang tercantum benar-benar kantor usaha yang mengirim barang
- Bila menyangkut alat kesehatan, apakah ada izin atau pemberitahuan yang sesuai kelasnya
Ini bukan pekerjaan mencurigai lawan bicara. Sebab bagi kedua pihak, akhir yang paling merugikan adalah baru belakangan mengetahui "transaksi itu memang tidak bisa". Pemeriksaan ini hanya memakan beberapa menit sebelum transaksi dimulai.
Perusahaan kami memegang izin distribusi grosir obat (Gubernur Prefektur Osaka, No. B14657), izin penjualan dan penyewaan alat kesehatan terkendali tinggi (Wali Kota Osaka, No. 21N00270), dan izin distribusi obat melalui toko (Wali Kota Osaka, No. 21V00061). Salinan izin kami kirimkan sesuai permintaan.
