Đối tác phân phối tại Nhật Bản đã chọn xong, bắt đầu chốt điều kiện. Ở giai đoạn này, thứ được đem ra bàn thường là giá, số lượng tối thiểu và phạm vi độc quyền. Tuy nhiên, với hàng hóa chịu quản lý, có vài hạng mục mà nếu không chốt trước những thứ đó thì sau này không xoay được nữa.

1. Phạm vi giấy phép của đối phương có khớp với đối tượng bán dự kiến không

Giấy phép phân phối dược phẩm quy định sẵn bán được cho ai theo từng loại. Phân phối bán buôn là cho nhà thuốc, cơ sở y tế và doanh nghiệp; phân phối qua cửa hàng là cho người tiêu dùng nói chung.

Kế hoạch "trước hết đưa vào nhà thuốc, xem phản ứng rồi mở rộng sang thương mại điện tử" nghe rất tự nhiên, nhưng hai thứ đó không thể phủ bằng cùng một giấy phép. Cần xác nhận giấy phép của đối phương vươn tới đâu, tính cả các bước triển khai trong tương lai.

Với trang thiết bị y tế, giấy phép cần có thay đổi tùy việc có bao gồm Loại Ⅲ và Ⅳ hay không. Tình huống chỉ một phần dòng sản phẩm thuộc nhóm kiểm soát cao là chuyện không hiếm.

2. Ai gánh trách nhiệm đưa ra thị trường

Đơn vị đảm nhận lưu thông và đơn vị MAH (người chịu trách nhiệm đưa ra thị trường) là hai vai trò khác nhau. Có khi cùng một công ty gánh cả hai, có khi tách làm hai công ty.

Nếu hợp đồng chỉ ghi "ủy thác việc bán hàng tại Nhật Bản" thì sự phân biệt này còn nguyên mơ hồ. Ai đứng tên phê duyệt, chứng nhận, thông báo sẽ quyết định việc khi hợp đồng kết thúc thì sản phẩm có còn ở lại được thị trường Nhật Bản hay không. Nếu tên đứng ở phía đối phương, chấm dứt giao dịch đồng nghĩa với rút khỏi thị trường.

3. Khi phải thu hồi, ai làm gì

Đây là tình huống không ai muốn nghĩ tới, nhưng khi đã làm hàng chịu quản lý thì đó là hạng mục phải chốt trước khi nó xảy ra.

  • Ai là người quyết định thu hồi
  • Ai báo cáo cho cơ quan hành chính
  • Ai đảm nhận nghiệp vụ thu hồi (rút hàng tồn, thông báo, tiêu hủy)
  • Chi phí chia thế nào

Trách nhiệm theo pháp luật thuộc về đơn vị MAH. Tuy nhiên ai vận hành nghiệp vụ và ai gánh chi phí là thỏa thuận giữa các bên. Nếu chỗ này còn để trắng mà sự việc xảy ra, chính việc ứng phó sẽ chậm đi.

4. Ai rà soát cuối cùng các vật phẩm có ghi nhãn

Nhãn tiếng Nhật, bao bì, trang sản phẩm, quảng cáo — với những thứ này, nội dung viết được đã do pháp luật quy định theo từng phân loại. Dùng diễn đạt của sản phẩm chuẩn dược cho mỹ phẩm là vi phạm; tuyên bố công dụng mang tính dược phẩm cho thực phẩm thì chính phân loại đó thay đổi.

Nếu bên nước ngoài chế tác còn phía Nhật Bản rà soát thì không vấn đề gì. Nhưng nếu trách nhiệm rà soát không được ghi rõ, sẽ sinh ra trạng thái cả hai bên cùng nghĩ "chắc bên kia đang xem".

Trách nhiệm về ghi nhãn thuộc về ai, thay đổi tùy vào việc hợp đồng có một dòng đó hay không.

5. Hàng tồn và điều kiện chấm dứt độc quyền

Khi trao quyền phân phối độc quyền, việc chốt điều kiện chấm dứt bằng con số là rất quan trọng trên thực tế. Những câu như "nỗ lực", "hợp tác" về sau không trở thành tiêu chuẩn phán định được.

  • Số lượng mua tối thiểu trong kỳ — không đạt thì sẽ ra sao
  • Phạm vi độc quyền — theo khu vực, theo kênh, hay theo dòng sản phẩm
  • Nếu đối phương giữ hàng tồn, xử lý khi kết thúc hợp đồng (mua lại, cho phép bán tiếp, hay đặt hạn)
  • Với hàng có hạn sử dụng, ai gánh phần hàng tồn quá hạn

Điểm cuối cùng đặc biệt dễ trở thành tranh chấp thực tế với thực phẩm và mỹ phẩm.

Đừng đảo ngược thứ tự

Đây là những hạng mục cần xác nhận trước khi đàm phán giá. Lý do đơn giản: nếu điều 1 và 2 không thành lập thì dù chốt giá bao nhiêu, giao dịch cũng không thành.

Nếu sau khi chốt điều kiện mới phát hiện "đối tượng bán đó không đáp ứng được bằng giấy phép này", thì thứ phải làm lại không phải là giá mà là chính thể chế. Chỉ cần trao đổi bản sao giấy phép ngay ở buổi gặp đầu tiên là tránh được việc quay lại này.

Công ty chúng tôi có giấy phép phân phối bán buôn dược phẩm, giấy phép kinh doanh trang thiết bị y tế kiểm soát cao và giấy phép phân phối dược phẩm qua cửa hàng, tự đảm nhận cả khâu lưu thông lẫn kênh bán. Chúng tôi cũng nhận trao đổi ngay từ khâu sắp xếp điều kiện cho quyền phân phối độc quyền và hợp đồng đại lý chính thức.