Trước khi bắt đầu giao dịch, nhận bản sao giấy phép của đối phương. Trong các cuộc đàm phán về dược phẩm và trang thiết bị y tế thì đó là bước đương nhiên, nhưng sau khi nhận rồi thì nhìn vào đâu lại không phải lúc nào cũng được chia sẻ. Giấy phép chỉ là một tờ giấy, nhưng mọi mục ghi trên đó đều nối thẳng tới việc giao dịch có làm được hay không.
1. Loại giấy phép — cùng là "dược phẩm" nhưng khác chế độ
Hãy xem tiêu đề. Giấy phép phân phối bán buôn dược phẩm và giấy phép phân phối dược phẩm qua cửa hàng là hai giấy phép khác nhau. Cái trước cho phép bán cho nhà thuốc, bệnh viện và các đơn vị khác; cái sau là giấy phép để bán cho người tiêu dùng nói chung.
Nếu quý vị muốn giao sản phẩm của mình cho cơ sở y tế, thứ đối phương phải có là giấy phép phân phối bán buôn. Nhìn giấy phép phân phối qua cửa hàng rồi kết luận "họ có giấy phép dược phẩm" thì hàng sẽ không tới được kênh mà quý vị dự tính.
2. Phạm vi mặt hàng — chỗ quyết định hàng nào làm được
Phía dưới giấy phép có ghi phạm vi mặt hàng. Trên thực tế, đây là mục dễ bị bỏ qua nhất.
| Ghi trên giấy phép | Nghĩa là |
|---|---|
| Toàn bộ thuốc kê đơn, thuốc cần hướng dẫn và thuốc không kê đơn | Toàn phạm vi, gồm cả thuốc theo đơn |
| Toàn bộ thuốc cần hướng dẫn và thuốc không kê đơn | Không bao gồm thuốc kê đơn |
| Trừ thuốc nhóm 1 | Phạm vi bị giới hạn |
Chỉ với lời giải thích "chúng tôi có giấy phép dược phẩm" thì không biết được họ có làm được thuốc kê đơn hay không. Thứ duy nhất phán định được là ô phạm vi mặt hàng.
3. Thời hạn — giấy phép theo chế độ gia hạn
Giấy phép phân phối dược phẩm phải gia hạn mỗi 6 năm. Trên giấy phép ghi rõ "từ ngày… đến ngày…".
Nếu quý vị dự tính giao dịch kéo dài vài năm thì việc xem thời hạn còn lại là đáng làm. Gia hạn là thủ tục thông thường, nhưng nếu không gia hạn thì số giấy phép đó trở thành số vô hiệu. Trường hợp ngày hết hạn rơi vào giữa hợp đồng dài hạn, xác nhận luôn cả dự định gia hạn sẽ tránh được lệch pha về sau.
4. Cơ quan cấp — tỉnh trưởng hay thị trưởng
Tùy loại giấy phép mà cơ quan cấp thay đổi. Phân phối bán buôn do tỉnh trưởng cấp; phân phối qua cửa hàng hoặc phân phối trang thiết bị y tế kiểm soát cao có khi do thị trưởng thành phố có đặt trung tâm y tế cấp.
Việc cơ quan cấp khác nhau tự nó không phải vấn đề. Thứ cần xác nhận là địa chỉ ghi trên giấy phép có trùng với cơ sở thực sự giao dịch hay không. Giấy phép phân phối dược phẩm được cấp theo từng cơ sở kinh doanh. Trụ sở chính có giấy phép cũng không có nghĩa là được, nếu hàng xuất đi từ một cơ sở khác — cơ sở đó phải có giấy phép của mình.
Trang thiết bị y tế lại là giấy phép khác
Khi làm trang thiết bị y tế, phải xem một chứng từ khác với giấy phép dược phẩm, bởi thủ tục cần có thay đổi theo phân loại nhóm.
- Trang thiết bị y tế kiểm soát cao (Loại Ⅲ, Ⅳ) và thiết bị cần bảo trì đặc định … cần giấy phép kinh doanh và cho thuê
- Trang thiết bị y tế có kiểm soát (Loại Ⅱ) … cần thông báo kinh doanh và cho thuê
- Trang thiết bị y tế thông thường (Loại Ⅰ) … không cần thủ tục với tư cách đơn vị phân phối
Dù có thành tích "chúng tôi làm trang thiết bị y tế", nếu đó là sản phẩm Loại Ⅰ thì không đồng nghĩa với việc có tư cách làm thiết bị kiểm soát cao. Giấy phép và thông báo là hai thủ tục có sức nặng khác nhau.
Những câu hỏi để xác nhận
Khi nhận được giấy phép, xin xem các điểm sau đã rõ chưa. Nếu còn mơ hồ, xác nhận bằng văn bản vẫn hơn.
- Loại giấy phép có tương ứng với đối tượng bán dự kiến không
- Phạm vi mặt hàng có bao gồm phân loại của sản phẩm quý vị muốn làm không
- Thời hạn có phủ hết thời gian giao dịch không
- Địa chỉ ghi trên giấy có đúng là cơ sở thực sự xuất hàng không
- Nếu có trang thiết bị y tế, có giấy phép hoặc thông báo tương ứng với nhóm không
Đây không phải việc nghi ngờ đối phương. Bởi với cả hai bên, kết cục tổn thất lớn nhất là về sau mới phát hiện "giao dịch đó vốn không làm được". Đây là việc xác nhận chỉ mất vài phút trước khi bắt đầu giao dịch.
Công ty chúng tôi có giấy phép phân phối bán buôn dược phẩm (Tỉnh trưởng Osaka, số B14657), giấy phép kinh doanh và cho thuê trang thiết bị y tế kiểm soát cao (Thị trưởng thành phố Osaka, số 21N00270), và giấy phép phân phối dược phẩm qua cửa hàng (Thị trưởng thành phố Osaka, số 21V00061). Bản sao giấy phép sẽ được gửi theo yêu cầu.
