Chuỗi bài về các đơn vị tham gia Triển lãm Logistics Quốc tế lần thứ 17 năm 2026 (LTT2026) — Phần 11
Số hóa thương mại thường bắt đầu như một câu chuyện về việc nhìn thấy. Con tàu hiện ở đâu. Chứng từ đang kẹt ở khâu nào. Ai đã yêu cầu điều gì.
Nhưng khi mọi thứ lên màn hình, thứ thay đổi không chỉ là cách nhìn. Hình thức của những gì phải lưu giữ cũng đổi theo.
Trước hết, điều Luật Hải quan yêu cầu
Người nhập khẩu với tư cách kinh doanh có nghĩa vụ về sổ sách và chứng từ. Điều 94 khoản 1 Luật Hải quan Nhật Bản quy định người nhập khẩu như một hoạt động kinh doanh đối với hàng hóa áp dụng cơ chế tự khai nộp thuế phải lập «sổ sách ghi tên hàng, số lượng, trị giá của hàng hóa đó và các nội dung cần thiết khác», đồng thời lưu giữ sổ sách đó cùng «các chứng từ được lập hoặc nhận liên quan đến giao dịch của hàng hóa đó».
Thời hạn nằm ở nghị định. Điều 83 khoản 6 Nghị định thi hành Luật Hải quan lấy ngày kế tiếp ngày được cấp phép nhập khẩu làm mốc tính:
| Đối tượng | Thời hạn lưu giữ |
|---|---|
| Sổ sách liên quan đến thuế quan | 7 năm |
| Chứng từ liên quan đến thuế quan | 5 năm (7 năm nếu đã lược ghi vào sổ sách) |
Cùng khoản đó còn ấn định nơi lưu giữ — trụ sở chính hoặc văn phòng chính, văn phòng và cơ sở kinh doanh liên quan đến giao dịch nhập khẩu ấy, hoặc nơi cư trú của người nhập khẩu. Và yêu cầu sắp xếp sao cho quan hệ giữa nội dung ghi trong sổ sách với chứng từ rõ ràng nhờ số giấy phép nhập khẩu và các nội dung đã ghi khác.
Nghĩa là điều được yêu cầu không phải «có giữ», mà là «đối chiếu được, đặt ở nơi quy định, trong số năm quy định».
Các gian hàng nền tảng thương mại và SCM tại LTT2026 — bốn thứ được gỡ khỏi tay
| Thứ được gỡ | Thứ rời khỏi con người | Trục của gian hàng |
|---|---|---|
| ① Bàn tay đọc chứng từ | Nhập lại và đối chiếu | Hết lệ thuộc vào một người |
| ② Công sức hỏi hàng đang ở đâu | Đi hỏi và chờ đợi | Hiển thị và phát hiện chậm trễ |
| ③ Nhiều cửa gộp thành một | Mỗi đối tác một quy trình | Báo giá và đặt chỗ gom một nơi |
| ④ Ngược lên trước khi đặt hàng | Tồn kho chất theo cảm tính | Kế hoạch mua sắm và nhu cầu |
① Bàn tay đọc chứng từ — sau «thương mại», những từ xuất hiện nhiều nhất trong nội dung trưng bày là «chứng từ» và «lệ thuộc cá nhân». Đề xuất là thay công đoạn một người đọc hóa đơn hay chứng từ hải quan rồi gõ lại vào hệ thống khác, bằng OCR và kết nối EDI. Cách đặt vấn đề «đổi người phụ trách là đứng lại» lặp đi lặp lại.
② Công sức hỏi hàng đang ở đâu — tự động lấy hành trình tàu, phát hiện thay đổi thời gian dự kiến đến và thông báo. «Hiển thị» và «chậm trễ» đi cạnh nhau chính là dạng này. Thứ họ muốn xóa bỏ là thời gian gọi điện và gửi thư đi hỏi khắp nơi.
③ Nhiều cửa gộp thành một — báo giá, đặt chỗ, cước phí và trao đổi với các đơn vị giao nhận được gom vào cùng một màn hình. Tiền đề là đưa tình trạng mỗi đối tác một định dạng về cùng một định dạng.
④ Ngược lên trước khi đặt hàng — dạng vươn tới cả mua sắm, tồn kho và dự báo nhu cầu. Đề xuất là đặt «mua gì, mua bao nhiêu» — vốn nằm trước khâu vận chuyển — lên cùng một mặt bàn. «Mỗi cơ sở một quy trình mua sắm» là bài toán hay được nêu.
Điểm chung của cả bốn
Cả bốn đều chuyển thông tin vốn nằm trong tay và trí nhớ con người vào trong hệ thống. Không nhập lại, không đi hỏi, chung một định dạng.
Đến đó là chuyện hiệu quả. Chỉ có điều, sau khi chuyển sang thì có một thứ đổi.
Đổi trao đổi giấy sang điện tử thì hình thức lưu giữ cũng đổi
Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử — tên đầy đủ là «Luật về các quy định đặc biệt liên quan đến phương pháp lưu giữ sổ sách và chứng từ liên quan đến thuế quốc gia được lập bằng máy tính» — quy định tại Điều 7:
«Người có nghĩa vụ lưu giữ liên quan đến thuế thu nhập (trừ thuế thu nhập khấu trừ tại nguồn) và thuế pháp nhân, trong trường hợp đã thực hiện giao dịch điện tử, phải lưu giữ bản ghi điện từ của thông tin giao dịch thuộc giao dịch điện tử đó, theo quy định của Lệnh Bộ Tài chính.»
Chỗ đáng đọc là «trong trường hợp đã thực hiện giao dịch điện tử». Ngay khi một hóa đơn vốn đi trên giấy chuyển sang đi trên nền tảng, đó là một giao dịch điện tử. Và khi ấy thứ phải lưu giữ là bản ghi điện từ, không phải tờ giấy.
Số hóa không xóa nghĩa vụ. Thứ biến mất là lựa chọn «lưu trên giấy». Còn cách lưu giữ cụ thể thì do Lệnh Bộ Tài chính quy định.
Nghĩa vụ phía Luật Hải quan (sổ 7 năm, chứng từ 5 năm, đối chiếu bằng số giấy phép, đặt ở nơi quy định) vẫn đứng riêng và không đổi. Hai đạo luật đặt những điều kiện khác nhau lên cùng một tờ chứng từ.
Vì thế việc chọn không dừng ở «so sánh tính năng»
Màn hình có đẹp không, kết nối được với bao nhiêu hệ thống — những thứ đó dễ so. Khó so là sau khi đổi thì «cái gì, ở đâu, mấy năm, đối chiếu ra sao mà còn lại».
Đổi cơ chế là đổi cả thứ phải giữ lẫn cách giữ. Đây là chỗ phải kiểm tra trước khi nói «đưa vào được». Điều khoản nào áp dụng và áp dụng thế nào tùy theo hình thức giao dịch và mặt hàng; quyết định trong từng trường hợp thuộc thẩm quyền cơ quan quản lý.
Chúng tôi sẽ nhận và gom các liên hệ thay quý vị
Các doanh nghiệp tham gia triển lãm đang chờ được liên hệ. Nhưng nếu quý vị tiếp cận từng đơn vị một, những bên không khớp điều kiện cũng sẽ liên tục gửi chào hàng. Số lượng càng nhiều gánh nặng càng lớn, và việc so sánh trở nên bất khả.
Chúng tôi đã tổng hợp toàn bộ nội dung trưng bày của kỳ triển lãm này và đã trao danh thiếp cho các đơn vị tại hội trường. Chỉ cần cho biết «khâu nào, mỗi tháng khoảng bao nhiêu lượt, giao dịch với nước nào», chúng tôi sẽ xác nhận với những bên phù hợp và tổng hợp câu trả lời gửi lại. Chúng tôi không chuyển thông tin liên hệ của quý vị cho họ khi chưa được đồng ý.
Thứ chúng tôi trao là thông tin. Chúng tôi không phải đại lý hay bên nắm quyền phân phối của riêng công ty nào; chúng tôi đặt cạnh nhau nhiều phương án cho cùng một bài toán. Từ vị trí một đơn vị nhập khẩu và phân phối dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm, chúng tôi cũng trình bày cách các phương án đó khớp với những thủ tục tăng thêm theo từng nhóm hàng.
Nguồn thông tin gốc đã tham khảo
- e-Gov Tra cứu pháp luật — Luật Hải quan (Điều 94)
- e-Gov Tra cứu pháp luật — Nghị định thi hành Luật Hải quan (Điều 83)
- e-Gov Tra cứu pháp luật — Luật về các quy định đặc biệt liên quan đến phương pháp lưu giữ sổ sách và chứng từ liên quan đến thuế quốc gia được lập bằng máy tính (Điều 7)
Những mô tả về gian hàng trong bài này tổng hợp các xu hướng từ nội dung trưng bày do ban tổ chức công bố và từ thông tin công khai trên website chính thức của từng công ty. Không nêu tên sản phẩm hay tên doanh nghiệp cụ thể, và không so sánh hay đánh giá hơn kém. Nội dung công bố tính đến tháng 8 năm 2026. Việc áp dụng quy định nào và cần biện pháp gì tùy theo hình thức giao dịch, mặt hàng và quy trình; việc xác định cho từng trường hợp thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý.
